Till startsida

GUbox

GUbox är under avveckling

GUbox håller på att avvecklas. Majoriteten av allt material har nu flyttats från GUbox till OneDrive, och hela flytten beräknas bli klar i början av hösten 2022.  

Om du har fått ett e-postmeddelande om att ditt material har migrerats från GUbox ber vi dig att inte logga in eller spara något i GUbox efter flytten. 

För lagring och samarbete rekommenderas istället i första hand universitetets samarbetsverktyg i Microsoft 365: 

  • OneDrive lämpar sig för egna filer och dokument som du vill kunna komma åt från olika enheter.
  • SharePoint lämpar sig för de filer och dokument som flera medarbetare behöver dela eller samarbeta kring, till exempel i Teams.

Under Frågor & svar har vi samlat frågor som kom upp vid portföljledningens informationsmöte den 2 mars 2021. 

Information om flytten 

Klicka på rubrikerna nedan för att läsa mer om avvecklingen av GUbox.

  • Hur kommer flytten att gå till?

    Flytta själv

    Rekommendationen är att du i första hand själv flyttar över ditt material till annan lämplig tjänst. Genom att själv rensa och flytta materialet får du full kontroll över att bara det du fortfarande har användning av flyttar med. Det ger också en möjlighet att se över vilka som ska ha tillgång till materialet. Till hjälp i arbetet finns guiden längre ner på denna sida samt instruktioner i handboken för samarbetsverktyget. 

    Till guiden för inventering, rensning och flytt 

    Automatisk flytt

    De dokument som inte flyttas manuellt av ägaren själv kommer att migreras till denne persons OneDrive automatiskt under mars-april 2022. Samtligt material som ligger kvar i GUbox kommer att flyttas med och hamnar i en mapp i huvudägarens OneDrive som heter "Copied from Box.com". 

  • Detta behöver du göra om du har ett konto i Box

    Du som har laddat upp och sparat filer i GUbox behöver så snart som möjligt gå igenom innehållet i dina mappar och inventera vad som kan rensas och vad som ska finnas kvar. Om dokument delas inom en grupp behöver du sannolikt stämma av med övriga medlemmar i gruppen hur dokumenten ska hanteras.

    Först därefter kan du ta ställning till vad som kan flyttas till SharePoint eller OneDrive samt vad som ska föras över till annan lagring/arkivering/registrering. Efter att mappar och filer har flyttats ska de raderas i GUbox.

    Till hjälp för arbetet med inventering, rensning och flytt finns en guide längre ner på denna sida.

    Inom institutionen/enheten/funktionen behöver ni också se över de dokument och mappar som ni arbetar gemensamt med. Om det finns mappar eller filer vars ägare inte längre arbetar på universitetet kommer dessa att inaktiveras i samband med att tjänsten avvecklas. Någon annan behöver därför ta över som ägare. Kontakta Servicedesk för hjälp med att byta ägare på mappar och filer.

    Efter att materialet bytt ägare kan ni välja att flytta materialet själva eller få hjälp. 

  • Vad får inte sparas i samarbetsverktyget?

    Så kallad klass 3-information, till exempel känsliga personuppgifter och/eller information som omfattas av sekretess, har inte fått lagras i GUbox och får det inte heller i SharePoint eller OneDrive. Om du arbetar med denna typ av information, till exempel inom forskning, bör IT-enheten kontaktas för rådgivning kring lagringsalternativ. I dessa fall går det bra att lagra administrativa handlingar i samarbetsverktyget, men inte själva klass 3-datan.

    Vi rekommenderar att filer inte heller flyttas från GUbox till hemkatalogen på datorn eller till gemensamma servermappar, då det finns planer att på sikt flytta dessa till samarbetsverktyget.

  • Kontaktvägar för frågor och utbildningstillfällen
    • Behöver du teknisk support kring flytt av filer eller har frågor om lagringsalternativ, kontakta Servicedesk.
    • Har du frågor om flyttprocessen, kontakta Robert Krogh: robert.krogh@gu.se
    • Har du frågor om arkivering av dokument, kontakta sektionen för arkiv och registratur: arkiv@gu.se

    Utbildningstillfällen

    Under hösten kommer det att erbjudas utbildningstillfällen kring flytten från GUbox. Se aktuella utbildningstillfällen via länken nedan. 

    Till information om aktuella utbildningstillfällen kring samarbetsverktyget och flytt från GUbox 

    I början av september 2021 driftsätts också en ny funktion i samarbetsverktyget kring fastställande, diarieföring och attest av dokument. Under hösten kommer det att erbjudas utbildningstillfällen i denna nya funktion och stöd i hur man kan tänka kring nya arbetssätt (scenarier/”best practise”) i relation till funktionen. Handboken för samarbetsverktyget är nu också uppdaterade med dessa scenarier.

  • Därför avvecklas GUbox

    Licensen för GUbox, som universitetet tecknat via SUNET, går ut i december 2021. Flera andra lärosäten har redan avvecklat Box eller är på väg att avveckla det.

    Box har aldrig varit avsedd för att användas som slutlig lagringsplats för dokument. Eftersom lagringen inom tjänsten sker i USA är den också olämplig för lagring av vissa uppgifter med hänsyn till Dataskyddsförordningen.

    GUbox har flera begränsningar i jämförelse med många andra modernare lagringsytor och samarbetsverktyg. Universitetets samarbetsverktyg i Microsoft ger fler möjligheter till samarbete i en integrerad miljö.

    En fördel med samarbetsverktyget är att det går att sätta metadata på dokument för att förenkla sökning samt förbereda för enklare arkivhantering. Den första september driftsätts också en ny funktionalitet  kring fastställande, diarieföring och attest. Med hjälp av denna kommer det att bli möjligt att fastställa handlingar med eller utan attest och diarieföring. Samarbetsverktyget spelar därför en viktig roll i digitaliseringen av universitetets dokumenthantering.

  •  

    Guide för inventering, rensning och flytt

    Innan du som har ett konto i GUbox flyttar material till en annan lagringsyta behöver du först inventera och rensa i dina filer och mappar. Som stöd för arbetet finns guiden nedan. 

  • Inventera

    Innan du börjar flytta något ska du inventera befintliga dokument, vid behov i samråd med övriga medlemmar i din grupp. Du kan se det som att du delar in materialet i tre högar:

    • Det som kan rensas,
    • det som ska föras över till annan lagring/arkivering/
      registrering, 
    • det som kan flyttas till SharePoint eller OneDrive.

    Fundera över hur du kommer arbeta med materialet framöver och vilka som behöver ha tillgång till filerna. Behöver du till exempel skapa en nya samarbetsyta i samarbetsverktyget för att hålla arbetet i en särskild arbetsgrupp intakt?

    Stora sammanhållna dokumentmappar kan förekomma exempelvis inom projekt. Om projektet är aktivt och det saknas en samarbetsyta i samarbetsverktyget kan detta beställas och materialet flyttas över dit. Rensa i materialet innan överförandet. Om projektet är avslutat är rådet att rensa efter bästa förmåga och sedan kontakta sektionen för arkiv och registratur för vidare anvisningar kring arkivering.

  • Rensa

    Innan filer flyttas över till SharePoint eller OneDrive ska materialet rensas. Exempel på saker som kan rensas och kastas är:

    • Arbetsmaterial: utkast, kladdar och annat underlag som ännu inte är färdigställt
    • Kopior och dubbletter av allmänna handlingar

    Om du har handlingar som är att betrakta som allmänna, fastställda handlingar, säkerställ att de tagits hand om på det sätt som är avsett (till exempel genom diarieföring, utskrift för arkivering i närarkiv eller registrering i annat system).

  • Handlingar som ska diarieföras, arkiveras eller föras över till annan lagring

    Om det förekommer handlingar i GUbox som inte har lämnats för diarieföring eller arkivering måste detta göras. På respektive enhet finns det en Gudoksamordnare (koordinator för diarieföring) och en arkivsamordnare som du kan konsultera i dessa frågor.

    Om du inte känner till vilka som har dessa roller på din enhet kan du kontakta närmaste chef. Om Gudoksamordnare saknas, till exempel på fakultetskansli och enhet inom gemensamma förvaltningen, går det också bra att kontakta sektionen för arkiv och registratur.

    Hur olika handlingar ska registreras och arkiveras framgår av anvisningar på sektionen för arkiv och registraturs webbsida:  

    Lathund för registrering och arkivering av handlingar

    Övriga äldre handlingar hanteras enligt anvisningarna nedan.

    Handlingar som ska diarieföras

    Exempel på handlingar som ska diarieföras är handlingar som hör till ett befintligt ärende som behöver följas upp över tid och som kan resultera i ett myndighetsbeslut, till exempel rörande en student eller anställd.

    Ytterligare exempel på handlingar som ska diarieföras är:

    • Tillståndsansökningar, till exempel etikprövning inom forskning.
    • Projektdokumentation som rör universitetets olika utvecklingsprojekt. Här ingår handlingar som projektdirektiv, projektplan inklusive budget och kalkyl,  kommunikationsplan, styrgruppsprotokoll samt slutrapport.

    Handlingar som ska arkiveras

    Nedanstående äldre handlingar skrivs ut på papper för arkivering om de saknas i det lokala närarkivet.

    • Mötesanteckningar/möteshandlingar som rör beslut och styrning, till exempel institutionsråd. Möteshandlingar som är av karaktären allmän arbetsplanering och information får gallras efter 2 år.
    • Studentuppsatser på kandidat-, magister-, och masternivå samt uppsatser på fortsättningsnivå som är högsta examinationsnivå inom ett specifikt ämnesområde (dessa hanteras från och med VT 2021 i samarbetsverktyget). 
    • Kursmaterial från universitetets forskarutbildning och uppdragsutbildningar som inte har hanterats i GUL och Canvas. Exempel på handlingar som ska sparas är välkomstbrev, kursschema, provfrågor och examinationsuppgifter, egenproducerade kompendier samt sammanställd kursvärdering.
    • Utbildningsplaner, kursplaner och litteraturlistor skrivs ut på papper om de är från tiden innan de hanterades i Gubas och Fubas.  
    • Vissa typer av individärenden för doktorand. Till exempel individuell studieplan om den är från tiden innan dessa började hanteras i ISP-systemet. Tidigare diariefördes dessa handlingar eller arkiverades i det lokala närarkivet.
    • Vissa typer av individärenden för student. Till exempel  tillgodoräknanden och studieuppehåll. Dessa ska sedan 2011 registreras i Gudok men har dessförinnan hanterats på olika sätt inom universitetet.
    • Vissa typer av individärenden för anställd. Till exempel ärenden kring rehabilitering och pensionsgrundande uppgifter till personakt.

    Handlingar som ska registreras på annat sätt eller föras över till annan lagring

    Inom forskningsprojekt kan det förekomma handlingar som ska registreras i kontraktssystemet EKO men som ännu inte har registrerats där. Exempel på sådana handlingar är ansökan, beslut och kontrakt rörande externa medel samt redovisning till finansiär. Registrering kan ske i EKO retroaktivt.

    Om det i forskningsdata (primär- och bearbetningsmaterial) förekommer känsliga personuppgifter och/eller uppgifter som omfattas av sekretess får dessa inte per automatik föras över till SharePoint eller OneDrive. Kontakta IT-enheten för rådgivning kring alternativ för lagring. 

    Handlingar som rör externa arbetsgruppssamarbeten förs över till samarbetsverktyget.

  • Kopiera filer från GUbox till OneDrive och SharePoint

    För de filer som ska flyttas till samarbetsverktyget så är nästa steg att ladda upp filer och mappar till lämplig plats. 

    Flytt från GUbox görs i två steg: 

    1. Du börjar med att kopiera filer och mappar till samarbetsverktyget (SharePoint eller OneDrive) med något av de rekommenderade flyttverktygen (se nedan).
    2. Efter en kontroll att allt har kopieras korrekt måste du radera all data från GUbox.

    Eftersom behörigheter inte följer med automatiskt från GUbox kan du också behöva kolla av vilka som ska ha tillgång till de filer och mappar du laddat upp i OneDrive.

    Guider för OneDrive
    (i handboken för samarbetsverktyget)

    Guider för SharePoint
    (i handboken för samarbetsverktyget)

    Tänk på att klass 3-information, som exempelvis sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter, inte får lagras i samarbetsverktyget.

    Kopiera med verktyget Mover

    Med detta verktyg kan du kopiera filer direkt från GUbox till OneDrive. Verktyget fungerar både för Windows och Mac. 

    Instruktion för att flytta från molntjänst till OneDrive med Mover 
    (i handboken) 

    Kopiera med verktyget SharePoint Migration Tool (SPMT)

    Med detta verktyg kan du som har en Windows-dator kopiera filer från din dator till en yta i SharePoint eller Teams: 

    Instruktion för att kopiera filer från lokal plats på datorn till SharePoint eller Teams med SharePoint Migration Tool 
    (i handboken) 

Teknisk support

Kontakta Servicedesk:

Kontaktformulär
Telefon: 031-786 2020
Öppet: vardagar 08.00-16.30
(maj-augusti: 08.00-16.00)

Fjärrstyrning

OBS! Godkänn fjärrstyrning av din dator endast då IT-supporten ber dig om det.

Säkerhetsriktlinjer

Innan du börjar använda GUbox ska du ha tagit del av säkerhetsriktlinjerna:

Till säkerhetsriktlinjer för Box

Box Sync 4

GDA-dator, du kan hämta Box Sync i
Bravo självbetjäningsportal

EJ GDA-dator, hämta här:
Installera Box Sync 4

Frågor och svar om Box Sync 4
FAQ för Sync 4 av Box

Instruktioner för GUbox på en GDA-Mac

Sidansvarig: IT-enheten|Sidan uppdaterades: 2022-06-21
Dela:

Denna text är utskriven från följande webbsida:
https://medarbetarportalen.gu.se/verktyg/gubox/?skipSSOCheck=true
Utskriftsdatum: 2022-06-27

På Göteborgs universitet använder vi kakor (cookies) för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder kakor.  Vad är kakor?