Omorganisation och andra förändringar - checklista

Rekommendationer vid förändringsarbete

För att förbättra arbetsformerna kring alla slags förändringsarbeten på alla nivåer i organisationen har den centrala arbetsmiljökommittén (CAMK) tagit fram en checklista med rekommenderade rutiner att följa. Checklistan är en mall för prefekter och andra chefer och ska fungera som ett stöd i arbetsmiljöarbetet. I riskbedömningen ska alltid arbetsmiljöombud och berörd personal delta.

Checklista

För en aktiv diskussion på ett tidigt stadium om verksamhetens behov och eventuella förändringar.

Ta fram en tydlig målbild kring förändringen och se till att medarbetare och studenter involveras aktivt i detta arbete.

Informera om planerade förändringar. Detta är lämpligt att göra först via arbetsplatsträffar och sedan skriftligt via e-post, internwebb eller intranät. Ansvarig för att informationen ges är ansvarig chef eller den till vilken ansvarig chef har delegerat uppgiften.

Definiera en process och tidsaspekter. Ett led i denna process är att förse all berörd personal med information som gäller:

• ANALYS
  Bakgrund/motivering/varför ska förändringen genomföras?

• BESKRIVNING
  Vad är det som ska förändras och vilken är målbilden?
  Handlar det om:
  organisationsstruktur
  beslutsfattandeprocesser
  verksamhetsinnehåll
  systemverktyg
  arbetsprocesser
• PROCESSEN
  Hur ska förändringen gå till och vem ska genomföra den?
  Vem har ansvar och vem genomför?
  När ska den vara genomförd?

Avsätt sedan tid för diskussioner och samtal om ovanstående punkter. Vilka andra perspektiv finns och bör beaktas?
Finns det motstånd mot förslaget?
Hur formuleras motståndet?
Vilka kritiska synpunkter och aspekter bör vägas in för att få så stor acceptans som möjligt för förändringens inriktning?
Är analysen korrekt?
Finns det alternativa förslag som bör beaktas?

Klargör vilket tidsutrymmet är för synpunkter, diskussion och revidering av förslaget och vid vilken tidpunkt förslaget bör vara genomfört.

Riskbedömning
Nästa steg är att analysera vilka konsekvenser förändringen får: kostnader samt potentiella risker för verksamheten och för arbetsmiljön.
En riskbedömning ska alltid ske före det att beslut fattas och ligga till grund för beslutet. Ansvarig är den instans som initierat förändringen. Om fakulteten är ansvarig för initieringen är lokala arbetsmiljökommittén ansvarig för riskbedömningen. Är institutionen initiativtagare är också institutionen ansvarig för riskbedömningen, men kan begära stöd från lokala arbetsmiljökommittén. I riskbedömningen ska alltid arbetsmiljöombud och berörd personal delta.

Arbetsmiljö och arbetsmiljökonsekvenser ska involveras i reformarbetet redan från början. Är arbetsmiljöproblemen lösbara och är förslagets genomförande värt eventuella negativa konsekvenser för arbetsmiljön?

Förändringsarbetet bör anpassas efter gjorda rimlighetsbedömningar under arbetets gång.

Kommunikation är viktigt under hela processen. Information ska vara både i form av skriftlig dokumentation och muntlig kommunikation och dialog. Klargör vem som har ansvar för att informationen ges.

Skapa forum för diskussioner och möjligheter att uttrycka åsikter, oro och rädsla. Tydliggör dessa forum och tillfällen.

Delaktighet, studentinflytande, jämställdhetsaspekter och likabehandling ska beaktas under hela processen.

Här är en länk till mer information om riskbedömning generellt vid Göteborgs universitet.