Denna sida är ett komplement till Sahlgrenska akademins forskarutbildningssida som vänder sig till alla doktorander, handledare och administratörer och där du hittar all information när det gäller alla delar av en forskarutbildning från start till mål.
Förutom den information som finns på Sahlgrenska akademins doktorandsida så finns en handläggningsordning som gäller för vår institution.
när det gäller underskrifter så ska samtliga underlag som kräver underskrift/signatur av prefekt ställas till, och enbart till
Prefekt Jovanna Dahlgren
Medicinaregatan 3, Plan 5
Box 426
405 30 Göteborg
Posten bevakas där dagligen . Det går även att lämna in dokument för underskrifter till denna adress. Underskrifter sker alltså endast där och inte på t ex Östra.
Är det bråttom, kontakta din administratör som du hittar här som kan guida er vidare. OBS: tänk även på att alla ansökningar (t.ex. om doktorandprojekt eller halvtid) måste gå via en administratör.
Sektion 1 – kirurgi, plastikkirurgi och transplantationskirurgi
Sektionschef - Eva Angenete
Studierektor - Lars Kölby
Sektionsadministratör/samordnare - Anja Andersson
Administrativt stöd för handledare och doktorander inom respektive ämnesområde: Sektion I
Sektion 2 – dermatologi och venereologi, onkologi, medicinsk strålningsvetenskap, radiologi, urologi
Sektionschef - Eva Forssell-Aronsson
Studierektor - Peter Bernhardt
Sektionsadministratör/samordnare - Charlotte Lundin
Administrativt stöd för handledare och doktorander inom respektive ämnesområde: Sektion II
Sektion 3 – anestesiologi och intensivvård, biomaterialvetenskap handkirurgi, ortopedi, öron- näsa-hals
Sektionschef - Anders Björkman
Studierektor - Margarita Trobos
Sektionsadministratör/samordnare - Anna Carlsson
Administrativt stöd för handledare och doktorander inom respektive ämnesområde: Sektion III
Sektion 4 – obstetrik och gynekologi, pediatrik och barnkirurgi
Sektionschef - Bo Jacobsson
Studierektor - Olov Ekwall
Sektionsadministratör/samordnre - Anna Pernek
Administrativt stöd för handledare och doktorander inom respektive ämnesområdete: Sektion IV
Prefekt
Institutionen för kliniska vetenskaper
Box 426
405 30 Göteborg
Forskarutbildningen (institutionen)
Institutionen för kliniska vetenskaper
Box 426
405 30 Göteborg
Sahlgrenska akademins kansli
Utbildning på forskarnivå
Box 400
405 30 Göteborg
Registrator
Box 100,
405 30 Göteborg.
Institutionens personalsamordnare
Johanna Gustavsson
Före upprättande av en externfinansierad doktorandposition initieras tillsammans med industri eller vårdgivare (ej VG-regionen) ett avtal som reglerar aktivitetsgrad och finansiering. Om avtalsskrivning är aktuellt kontaktas Forsknings– och innovationskontoret.
Ansökan upprättas av doktorand, huvudhandledare och bihandledare. En granskning genomförs av administrativ kontaktperson för respektive sektion eller en administratör inom ämnesområdet. NYTT är att ansökan sedan ska skickas till respektive ämnesföreträdare för noggrann granskning och godkännande innan det slutligen skickas till prefekt. Läs mer här
OBS! Ansökan ska vara komplett och samtliga underskrifter ska vara gjorda innan prefekt undertecknar.
Därefter skickas ansökan till Sahlgrenska akademins kansli där den slutligen granskas av handläggare. Beslut om inrättande av doktorandprojekt, fastställs av vicedekan för forskarutbildningen. Beslutet skickas därefter ut till huvudhandledaren samt institutionens funktionsmail; klinvet@gu.se Respektive administrativ kontaktperson för sektion lägger upp aktuella behörigheter.
Ansökan upprättas av projektledarna (blivande handledare). Ansökan ska tillstyrkas av ämnesföreträdare eller sektionschef med signatur och sedan skickas till prefekt som beslutar/signerar. Därefter skickas ansökan från prefekt till Sahlgrenska akademins kansli där den granskas av handläggare som också utlyser tjänsten efter beslut om inrättande från vicedekan.
Projektbundna doktorandplatser tillkännages av Sahlgrenska akademins kansli två gånger per år. Information om ansökningsperioder samt sista dag för inlämning skickas ut via e-post.
Handläggning inom institutionen sker enligt följande:
För att den tilltänkta doktoranden ska bli antagen till utbildning på forskarnivå ska en individuell studieplan (ISP) upprättas. Behörigheter och roller i ISP-systemet för samtliga handledare, doktoranden och doktorandexaminatorn skapas av respektive administrativ kontaktperson för sektionen som meddelar inloggningsuppgifter till blivande doktorand och huvudhandledaren.
Vid inrättandet kontrollerar administrativ kontaktperson om doktorand och huvudhandledare har ett x-konto om inte upprättas detta via klinvetBA@gu.se. För utländska doktorander skapas inget x-konto, de läggs upp i ISP med namn (de får ett x-konto när de anställs). Maila Ladok om ett tillfälligt personnummer ska användas. Bihandledare läggs upp och tilldelas tittbehörighet.
Huvudhandledaren skapar en ISP och väljer extern doktorand. Doktoranden godkänner ISP, skickar sedan den elektroniska handlingen tillbaka till huvudhandledaren som godkänner ISP. Huvudhandledaren skickar ISP till studierektor som granskar och godkänner. Ev. sänds handlingen tillbaka för revidering. ISP går sedan vidare från studierektor till akademikansliet som godkänner. ISP skickas slutligen till prefekt som godkänner och beslutar om antagning. Gå till ISP-systemet
Därefter registrerar handläggare vid Sahlgrenska akademins kansli antagningen i Ladok. Beslutet om antagning skickas därefter ut till doktoranden, huvudhandledaren samt institutionens funktionsmail; klinvet@gu.se och distribueras därifrån ut till respektive administrativ kontaktperson för sektion som i sin tur meddelar administratör inom ämnesområdet.
Administrativ kontaktperson för sektion ombesörjer att handledarna registreras och registrerar doktoranden på doktorsavhandlingen samt lägger upp en studieperiod i Ladok. Informationen ska också läggas upp i GU Sharepoint. Byt fastställare i ISP till ämnesföreträdare i första hand och om hen är huvudhandledare välj sektionschef för sektionen.
Ytterligare information finns på Sahlgrenska akademins hemsida:
Doktorand och huvudhandledare ansvarar gemensamt för att studieplanen regelbundet följs upp. Två olika rutiner finns:
Underlag för byte fylls i och undertecknas av huvudhandledare och doktorand tillsammans. Skicka underlaget vidare till Sahlgrenska akademins kansli där en granskning görs och handledarens/handledarkonstellationens behörighet bedöms. Därefter skickar kansliet underlaget till prefekt som undertecknar. Delegation till sektionschef finns.
Handledaravtal måste fyllas i även vid byte av handledare.
Handläggare vid akademikansliet skickar inskannat beslut till institutionens funktionsmail; klinvet@gu.se, med information om att institutionen ska registrera resultatet i Ladok och informera berörda. Registrering i Ladok ombesörjs av administrativ kontaktperson för sektion. Arkivering av original ombesörjs av akademikansliet.
Blanketten skickas av doktoranden till forskarutbildningen institutionen för kliniska vetenskaper
Mottagare på institutionen ansöker om diarienummer och antecknar detta på originalet som skannas och läggs i särskild avsedd mapp (Klinvetgudok). Originalet (pappersunderlag) skickas till sektionens studierektor
Studierektor ombesörjer att fattat beslut inklusive rutintext för överklagande delges doktorand och skickar färdigt beslut i original (pappersunderlag) till institutionen.
Mottagare på institutionen skannar in originalet och mailar respektive administrativ kontaktperson för sektion som ombesörjer att godkänd ansökan registreras i Ladok och sparas ner i den forskarstuderandes mapp i GU Sharepoint. Rapportering av kurs läggs in som tillgodoräknande hel kurs. Konferens, besök på laboratorium samt formaliserade studier läggs in som individuellt åtagande och måste vara gjorda efter antagningsdatum för att få tillgodoräknas.
Gudoksamordnare får kopia på mail klinvetgudok@gu.se för registrering av dokument i Gudok. Original på papper skickas för arkivering till registrator.
Ansökan om tillgodoräknande av den obligatoriska introduktionskursen skickas till akademikansliet. Ordföranden i FUR fattar formellt beslut. Beslut skickas till doktoranden med en kopia till klinvet@gu.se. Registrering i Ladok ombesörjs av administrativ kontaktperson för sektion.
Information ska rapporteras två gånger per år och påminnelse skickas ut till samtliga doktorander med kopia till huvudhandledaren via den gemensamma funktionsmailen klinvet@gu.se
Administrativ kontaktperson för sektion registrerar lämnade uppgifter i Ladok samt i Excelfilen i GU Sharepoint under rätt sektion
Anmälan om halvtidsseminarium
(se även riktlinjer för halvtidsseminarium på kliniska vetenskaper)
Huvudhandledare och doktorand planerar halvtidsseminarium i god tid, kontrollerar krav och regler, tillfrågar granskningskommitté och kontrollerar jäv enligt nedan
OBS Det är alltså viktigt att denna blankett skickas till administratör inom ditt forskningsämne vid institutionen så att halvtidsseminariet kan annonseras på ett korrekt sätt. Om anmälan inte lämnas i tid och detta påverkar annonseringstiden ska halvtidsseminariet senareläggas.
Halvtidsrapporten ska skrivas på engelska och plagiatgranskas, etiska tillstånd ska finnas. Alla underlag ska skickas till granskningskommittén senast tre veckor innan.
Bedömningsprotokoll ska fyllas i och signeras av ordförande i granskningskommittén och sedan postas till examinator på Institutionen för neurovetenskap och fysiologi:
Institutionen för neurovetenskap och fysiologi
Att.: halvtidsseminarium
Box 432
405 30 Göteborg
En inskannad kopia mailas till klinvet@gu.se
Efter genomfört seminarium mailar doktorand sin halvtidsrapport i PDF-format till fakultetskansliet. forskarutbildning@sahlgrenska.gu.se Doktorand uppdaterar sin ISP och bilägger rapport och protokoll.
Doktorand meddelar eventuell lönejustering (gäller endast anställd doktorand vid GU) till Cecilia Åström. En kopia av bedöminingsprotokollet ska bifogas.
(se även riktlinjer för kostnader i samband med disputation, kliniska vetenskaper)
Anmälan upprättas av doktorand, huvudhandledare och bihandledare. Anmälan ska även innehålla handledaravtal och etiska tillstånd. En granskning genomförs av administrativ kontaktperson för respektive sektion. OBS! Ansökan ska vara komplett och samtliga underskrifter ska vara gjorda innan prefekt undertecknar.
Ansökan om godkänd kursdel tillsammans med Ladok-utdrag skickas till respektive studierektor.
Beslut skickas till doktoranden med en kopia till klinvet@gu.se. Originalet skickar studierektor till institutionen för kliniska vetenskaper
Institutionen ombesörjer att registrera beviljade beslutet i Ladok. I Ladok ska man rapportera vilka kurser som ska ingå i doktorandexamen och antal poäng per kurs, sammanlagt 30 hp. (15 hp obligatoriska kurser)
SA = Sahlgrenska akademin
HH = Huvudhandledare
D = Doktorand
A = Administratör
OBS! Viktigt att följa riktlinjerna för kostnader vid disputation
SA | HH | D | A | |
---|---|---|---|---|
Lokalbokning | x | x | ||
Disputationskalender | x | |||
Kalla betygsnämnd | x | |||
Boka lokal för betygsnämnd | x | |||
Kontakt med opponent, maila och påminn om SINK, renumerationsblankett, hjälp med resebokning | x | |||
Meddela opponent om information om utbetalning av opponentarvode och meddela om nedan: Här finns länken och även arbetsgivarnumret: Anmäl konto till Nordeas kontoregister i Nordea | x | |||
Kontakt med opponent och andra inbjudna till eventuell middag och lunch i samband med disputation | x | |||
Kontrollera även om någon i betygsnämnden behöver hjälp med resebokning | x | |||
För utländska opponenter: Skicka in SINK-blankett till Skatteverket | x | |||
Beställa resor och hotell. Görs via resebyrån Egencia | x | |||
Beställa taxi. Kan göras tidigast 3 veckor innan | x | |||
Beställa fika till betygsnämnd | x | |||
Ordna med snacks och alkoholfria drycker till mingel (betalas i första hand privat/kollegialt | x | x | ||
Maila om flaggning: kommunikation.su@vgregion.se | x | |||
Beställa blommor. Beställ inkl. vas | x | |||
Annonsering av disputation. Sker efter beslut om disputationer och tre veckor innan disputations datum (görs av kommunikatör) | x | |||
Maila ut underlaget: "Betygsnämndens beslut" till handledare. Be dem fylla i och maila tillbaka. Skriv ut ifylld blankett inför disputationsdagen | x | |||
Ta emot blommor och ställ i disputationslokalen | x | |||
Ställ fram mineralvatten och glas till disputerande och opponent | x | |||
Ta emot fika och duka upp för betygsnämnden. Lägg ifylld blankett "Betygsnämndens beslut" på rummet. (Ska åter till institutionsadministration) Duka av rummet | x | |||
Hämta tillbaka glas efter disputation | x | |||
Vara tillgänglig om något oväntat dyker upp | x | |||
Efter disputationen | ||||
Institutionsadministratör mailar inskannat underlag "Betygsnämndens beslut" till klinvet@gu.se. Originalet skickas till administrativ kontaktperson. Administrativ kontaktperson rapporterar i LADOK på Doktorsavhandling, Resultat på kurs, Klarmarkerar och väljer attestperson och skickar original till SA kansli | x | |||
Fyll i resterande delar av renumerationsblanketten samt Nordeablanketten för den utländska opponenten och skicka till din sektions primularapportör | x | |||
Rapportera in i Ladok "Avklarad på ämne" som sista steg se instruktionslänk | x | |||
Riktlinjer för kostnader i samband med disputation på institutionen för kliniska vetenskaper
Riktlinjer för kostnader i samband med disputation (24-01-31)
Akademistatistik konsulttjänst erbjuder statistisk och hälsoekonomisk expertis
Denna text är utskriven från följande webbsida:
https://medarbetarportalen.gu.se/internt-kliniska-vetenskaper/Forskarutbildning/Forskarutbildning+fr%C3%A5n+start+till+m%C3%A5l/?skipSSOCheck=true
Utskriftsdatum:
2024-03-29