Projektredovisning

Den ekonomiska redovisningen i ett projekt behöver kunna utformas på olika sätt för att svara mot intressenters olika behov. Den ekonomiska redovisningen i ett projekt vid universitetet behövs främst för fyra ändamål:

• För den löpande styrningen och uppföljningen av projektet (av projektledare och prefekt)
• För universitetets styrning och uppföljning av verksamheten i stort (av fakultetsledning och universitetsstyrelse)
• För återredovisning till finansiären
• För externredovisningen, departement, revision m.fl.

Det är mot bakgrund av dessa fyra ändamål som universitetets projektredovisning utformats. Ett primärt syfte med projektredovisningen är att möjliggöra för projektledaren att ha ekonomisk kontroll över sitt projekt från början till slut. En förutsättning för att detta ska vara möjligt är att projektet redovisar relevanta intäkter och kostnader. Om inte kostnads- och intäktsredovisning sker rättvisande mellan olika projekt försvagas värdet med projektredovisningen.

Bidragsintäkter för forskning bokförs alltid i verksamhetsgrupp 24*-26* och kontogrupp 35*-37* via EKO och ekonomisystemet.

Inventarier och annan utrustning som anskaffats för verksamheten/projekten tillhör universitetet, om inget annat framgår av gåvohandling eller avtal.

Att definiera ett projekt i redovisningen

I redovisningssammanhang brukar projekt beskrivas som en samling aktiviteter för vilka det behövs en sammanhållen redovisning. Ett projekt har en början och ett slut och kan sträcka sig över mer än ett räkenskapsår. Rapporter för olika tidsperioder (till exempel månad, tertial eller år) tas fram för den löpande projektuppföljningen. Projektredovisningen måste samtidigt kunna ge underlag för externredovisningens beräkning av verksamhetens resultat och ekonomiska ställning för ett räkenskapsår.

Ett antal kriterier finns som måste vara uppfyllda för att en verksamhet ska klassificeras som ett projekt i redovisningen. Om projektkriterierna är uppfyllda, ska en sammanhållen ekonomisk redovisning kunna tas fram i universitetets redovisningssystem.

Om förutsättningarna för projekt inte är uppfyllda, ska verksamheten redovisas som ”löpande” verksamhet.

Projektkriterier

a) Bestämd arbetsuppgift och väl angivet mål
Ett projekt kännetecknas av att det är bestämt vilken verksamhet som ska bedrivas, när det startar, vilka metoder som ska användas och vilka resultat som förväntas.

b) Tidsbegränsat
Ett projekt utmärks av att det pågår under en bestämd tidsperiod, med bestämt start- och slutdatum. Under periodens gång sker en bokföringsmässig periodisering av oförbrukade medel vid varje avslutsdatum i redovisningen och resultatavräkning sker först i samband med projektets slutdatum.

c) Bestämd resursram
Ett projekt har en bestämd resursram och för disposition av dessa resurser ska det upprättas en budget. Om resursanvändningen omfattar flera budgetår ska den totala budgeten indelas i årsbudgetar. Detta har två syften. Dels behövs uppgifter om den årliga intäkten och resursförbrukningen för institutionens planering och budgetering av hela sin verksamhet och det samlade behovet av resurser i form av personal, lokaler och utrustning behöver fastställas, dels behövs en årsbudget för att underlätta styrning och uppföljning av projektets ekonomi.

Ibland medför förseningar inte bara fördröjning av kostnader utan också ökade totalkostnader, om inga särskilda åtgärder vidtas. Sådana fördyringar kan också bero på att aktiviteter ändras eller utökas. Så snart detta blir känt bör beslut fattas om hur situationen ska hanteras. Om finansiären, extern eller intern, godkänner fördyringen bör beslut om ökning av totalbudgeten (och finansiering av ökningen) fattas så snart som möjligt. Om fördyringen inte kan godkännas, måste verksamheten förändras på något sätt så att ökade kostnader för vissa aktiviteter kompenseras av lägre kostnader för andra delar. Detta kan medföra en omfördelning av totalbudgetens olika kostnadsposter. I detta sammanhang måste också en bedömning göras om en förlustriskreservering bör göras i externredovisningen.

Det förekommer att ett projekt förlängs med återkommande nya etapper. Då kanske det egentligen inte är ett projekt, utan en löpande verksamhet som borde redovisas på annat sätt än i projektform. Även om en verksamhet bedrivs som löpande verksamhet finns det ingenting som hindrar att den följs upp periodvis.

d) Projektledare
Projektformen är ett sätt att delegera ansvar och befogenheter inom den institutionella ramen. I beslut om projektet och dess resursram ingår också att en projektledare utses. Denne får ansvar för att målen uppnås liksom för att verksamheten bedrivs på avsett sätt. En projektledare ska ha rätt att avgöra hur de tilldelade resurserna disponeras och det bör också vara bestämt vilka förändringar i förhållande till den ursprungliga projektplanen denne självständigt får besluta om. Institutionsledningen måste dock se till att den interna kontrollen är tillräcklig så att projektet är öppet för insyn.

Projektledaren är utsedd genom att dennes underskrift tillsammans med prefektens finns på Projektunderlaget. Projektledaren har under prefekten ett ekonomiskt ansvar för projektet under hela dess livslängd och ska även följa upp den ekonomiska redovisningen för projektet. Om projektet väntas få ett negativt ekonomiskt resultat vid projekttidens slut, måste prefekten informeras om detta så snart detta förhållande kan förutses. Projektledaren ansvarar för att följa de föreskrifter och regler som gäller vid universitetet och som berör projektets verksamhet och dess ekonomiska redovisning.

Kostnadsfördelning

Kostnader ska redovisas på det projekt som har orsakat kostnaden för att en rättvisande projektredovisning och externredovisning ska uppnås. Om inte kostnadsredovisningen är rättvisande minskar förstås värdet av den ekonomiska redovisningen.

För att varje projekt ska visa en fullständig bild av resursförbrukningen är det viktigt att även andra direkta kostnader som temporärt har bokförts på vissa verksamheter, omförs till rätt verksamhet. En uppföljning och omföring av sådana kostnader bör ske minst tertialvis men helst månadsvis.

Fördelar med att löpande och utan längre fördröjning föra kostnader till projekten är:

• Att kostnadsbilden för ett projekt blir rättvisande, löpande under året
• Att det ger utrymme för andra viktiga arbetsuppgifter i bokslutet, vilken är senaste tidpunkt för kostnadsfördelning