Till startsida

Uppföljningsarbetet

Checklistor, tidplaner och mallar för rapportering är viktiga verktyg i uppföljningsarbetet, dessa finns under länkarna till höger. Nedan finns information om arbetet med uppföljning av budget och redovisning på institutioner och fakulteter.

Uppföljning och analys under året

Tertialuppföljning

Universitetet har tertial som avstämnings-, analys- samt inlämningstillfällen för uppföljning av både redovisning och budget samt upprättande av prognoser. Tertialtillfällena är per 30 april (T1) och per 31 augusti (T2). Tertialuppföljningen görs på flera nivåer där institutionerna lämnar in uppföljningsrapporter till fakultetskanslierna, som i sin tur lämnar in en för fakultetsområdet gemensam uppföljning till ekonomienheten. Det är utgångspunkt för en universitets-övergripande uppföljningsrapport som ekonomienheten tar fram till universitetsstyrelsen.
Tertialrapporterna ska innefatta:

  • Kommentarer och analyser av utfallet för utbildning och forskning
  • Kommentarer och analyser av det ekonomiska utfallet, inklusive prognos för helåret
  • Analys av balanserat kapital inklusive fördelning av "bundet" och "fritt" kapital inom utbildning respektive forskning.

Ytterligare information finns under avsnittet Följa upp budget och de färdiga rapporterna finns här.

Helårsuppföljning och årsbokslut

Årsredovisning och årsbokslut upprättas efter redovisningsperioden till och med 31 december. Åtgärder i samband med årsbokslutet framgår av checklistan för helåret. Analyser och kommentarer av helårsutfallet ska lämnas enligt den rapportmall som finns. Det är en del av universitetets samlade årsuppföljning, mer information finns här.

Universitetets årsredovisning finns att hämta här.

Uppföljning av redovisningen

Uppföljningsarbetet ska ske löpande under året. Med” löpande” avses kontinuerlig uppföljning av att redovisningen är korrekt vilket normalt sker månatligen och/eller tertialvis. Uppföljningstillfällena är:

  • Månadsavstämningar
  • Tertialbokslut per 30 april (T1)
  • Tertialbokslut per 31 augusti (T2)
  • Årsbokslut per 31 december

Som stöd för uppföljningsarbetet finns dels checklistor för vilka kontroller som ska göras månadsvis respektive tertialvis och dels en tidplan för räkenskapsåret.

Tidplan för avslutskörningar m.m.

Av tidplanen framgår för aktuella månader exempelvis när brytdatum 1 (förvald period) byts i ekonomisystemet och datum för när bokslutsrapporter är tillgängliga i systemen.

Brytdatum

Brytdatum anger sista dag för bokföring avseende leverantörsfakturor (belastningsattest klar), kundfakturor och omföringar för föregående månad.

Vid tertialen finns det två brytdatum. Efter första brytdatum bokas påläggen ("triggerkörningen") och därefter ska nollställning av verksamhetsgrupperna 3 och 4 göras av institutionen. För januari månad körs avslutet i början av mars.

Rapportuttag

Rapporter i AGRESSO och datalagret finns tillgängliga på morgonen angivna datum. Panorama är uppdaterat senast efter lunch. Meddelande om när systemet är uppdaterat återfinns under verktyg i Medarbetarportalen.

Bokföring av anslagstilldelning, avskrivningar, lönekostnader m.m.

Nedan följer när olika typer av transaktioner bokförs.

Månadsavstämningar och checklista

Inför månadsavsluten ska kvaliteten i den ekonomiska redovisningen säkerställas. Vilka kontroller och åtgärder som krävs framgår av checklistan för månadsavstämning som finns som stöd för arbetet. Inför tertial 1, tertial 2 och årsbokslutet utförs mer omfattande kontroller och granskningar enligt de tertialvisa checklistorna. I checklistorna beskrivs i detalj vilka aktiviteter och kontroller som ska göras av institutionen och när. Den månadsvisa checklistan uppdateras inför varje kalenderår och gäller tills ekonomienheten informerar om att en uppdatering har skett. De tertialvisa checklistorna uppdateras inför varje tertial och publiceras i god til inför respektive bokslut. Syftet med checklistorna är att underlätta kontroll av att redovisningen är kvalitetssäkrad.

Institutionerna lämnar in genomgångna checklistor till ekonomienheten fyra gånger per år enligt tidplanen. Dessa utgör underlag som visar att nödvändiga kontroller/åtgärder utförts och att redovisningen därigenom är kvalitetssäkrad. Checklistorna är en del av dokumentationen av årsbokslutet där de styrker att den interna kontrollen fungerar och att redovisningen är rättvisande. Ekonomienheten gör stickprov på de inlämnade checklistorna i samband med varje inlämning. Årsbokslutet granskas av Riksrevisionen. I årsredovisningen intygar även universitetsstyrelsen att redovisningen är rättvisande samt att den interna styrningen och kontrollen är betryggande.

Kommentarer och checklistor

Av tidplanen framgår när olika delar av organisationen ska vara klara med uppföljningen vid uppföljningstillfällena per den 30 april (T1), den 31 augusti (T2) och den 31 december (årsbokslut) samt för november månad gällande checklistan.

Observera att angivna datum för när institutioner/motsvarande ska vara klara kan variera mellan fakulteterna. Kontakta respektive fakultetskansli för närmare besked.

Inlämning till ekonomienheten sker genom att checklistorna laddas upp i en särskild mapp i GUbox.

Följa upp redovisningen

Tidplan för uppföljning 2021(uppdaterad 2021-10-15)

Checklista för månadsavstämning(uppdaterad 2021-10-20)

Checklista T2 2021(uppdaterad 2021-08-17)

 Mall specifikationer T2 2021

Ordlista

Ordlista

Sidansvarig: Ekonomienheten|Sidan uppdaterades: 2021-02-24
Dela:

Denna text är utskriven från följande webbsida:
https://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/redovisningen/uppfoljningsarbetet/?skipSSOCheck=true
Utskriftsdatum: 2021-10-27

På Göteborgs universitet använder vi kakor (cookies) för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder kakor.  Vad är kakor?