Hur flyttar jag faktura som ska till annat ansvar?
För att flytta fakturan till ett annat ansvar följ länken.
Hur tar jag bort behörighet på någon som har avslutat på GU?
På hemsidan finns blankett som admin behöver fylla i. Ifylld blankett skickas sedan till ekonomiadministrativa system.
Hur lägger jag vikarie i inköpssystemet?
Endast den ordinarie användaren kan lägga vikarie på sig själv. Om ordinarie personen är sjuk så får man kontakta ekonomiadministrativa ekonomisystemet så lägger de in det. Se lathund.
Hur lägger jag vikarie under sjukdom/semester i Agresso web?
Se manual eller video.
Hur ändrar jag kontaktuppgifter i leverantörsregistret?
Skicka ett ärende till Ekonomisupporten med önskade ändringar.
Hur tar jag bort felaktigt bifogade dokument?
Skicka ett ärende till Ekonomisupporten så hjälper vi till att ta bort de felaktiga dokumenten.
Hur gör jag för att lämna meddelande till betalningsmottagare?
Se lathunden "Meddelande till betalningsmottagare" under Lathundar och manualer
Jag behöver ansöka om betalkort med personligt betalansvar. Hur gör jag?
Ansök om betalkort här.
Jag har en ej bokförd faktura som jag inte vill att den kommer på betalningsförslag. Vad gör jag?
Om du inte vill att fakturan ska gå på betalningsförslag gör inga bokföringar mellan kl 10 till 12.
Vart kan jag kontrollera om fakturan är betald?
För att kontrollera om fakturan är betalt gå till öppna poster. Mer information hittar du via denna länk.
Jag behöver kvitto på betalning till leverantör. Vart hittar jag det?
Vid behov av kvitton avvakta en vecka efter betaldatum.
För att få ut kvitto behöver ni skicka ett ärende till ekonomisupporten och be om hjälp.
Hur gör man för att lämna meddelande till betalningsmottagare?
Se lathunden "Meddelande till betalningsmottagare".
Leverantören vill skicka e- faktura. Vilka alternativ finns?
Har den externa leverantören en egen e-faktura lösning ska leverantören använda den i första hand.
Vilken operatör använder GU för elektroniska fakturor?
GU använder sig av Kofax, mer information hittar du här.
Leverantören ska registrera en e-faktura i Fakturaportalen. Hur går de till väga?
Information om hur man registrerar en e-faktura i Fakturaportalen finns både som manual och video.
Leverantör från utlandet har inte möjlighet att skicka en e-faktura eller faktura via Fakturaportalen till oss. Vilka alternativ finns?
Om leverantören har inte möjlighet att skicka en e- faktura eller registrera sin faktura genom Fakturaportalen får leverantören skicka en pappersfaktura via post. Vi tar inte emot PDF.
Om leverantören är inte upplagd i Agresso skickar institutionen in underlag till upplägg av ny utländsk leverantör genom ekonomisupporten.
Det behövs:
• Blankett Registrering av ny/ändring av utländsk leverantör.
• Blankett Financial identification eller Account verification letter som är stämplad och signerad av leverantörens bank.
Var hittar jag manual för elektronisk faktura hantering för Agresso webb?
Länk till elektronisk fakturahantering hittar du här: Elektronisk fakturahantering
Det finns även ett översiktligt processflöde som du hittar här.
Jag har en ej bokförd (status A+N) faktura som har förfallit. Vad gör jag?
Om fakturan är korrekt, vänligen bokför och attestera fakturan så att den kan gå till betalning.
Jag har en ej bokförd faktura som jag måste utreda vidare. Vad gör jag?
Faktura behöver bokföras, belastningsattesteras och direkt därefter parkeras. Hela processen måste göras innan kl.10 på morgonen, annars går faktura i väg till betalning efter bokföring. Efter utredningen tas parkeringen bort.
Mer information om hur du parkerar en bokförd faktura finns i manualen "Ändring av en bokförd" leverantörsfaktura.
Kom ihåg att ha kontinuerlig kontakt med leverantören så slipper vi få in onödiga påminnelser.
Jag behöver reversera en intern faktura. Kan ni hjälpa mig?
När det gäller reversering av internfaktura, kontakta ekonomisupporten.
Jag behöver reversera en faktura från extern leverantör. Kan ni hjälpa mig?
Är fakturan felaktig: T.ex. en dubblett och behöver reverseras, behöver fakturan först passera i flödet, genom kontering, leveransattest och belastningsattest. Därefter reverseras fakturan direkt. Lathund till reverseringen finns här.
Går det att ta tillbaka en faktura som har belastningsattesterats?
Nej. Följande alternativ finns:
• Om fakturan är redan bokförd men inte har gått till betalning reversera den. Länk till lathund för reverseringen.
• Har fakturan gått till betalning får omföring göras. Länk för omföring.
Jag behöver hantera en kredit. Hur gör jag?
Delkredit- bokför den och nyttja till kommande betalningar.
Kreditnota med samma belopp som debetnotan- ska kvittas mot varandra. Tänk på att både bokföra och parkera debet fakturan i väntan på kreditfakturan.
Jag har en debet faktura som inväntar kredit. Hur skall den hanteras?
Parkera fakturan tills krediten kommer. Ta bort fakturans parkering när krediten bokförts. Om du behöver veta hur du parkerar fakturan läs lathund "Ändring av en bokförd" leverantörsfaktura.
Kom ihåg att ha kontinuerlig kontakt med leverantören så slipper vi få in onödiga påminnelser.
Fel belopp är inskannat på fakturan vad ska vi göra? T.ex. faktura inskannad som kredit eller tvärtom.
För instruktioner, följ lathunden.
Hur gör man för att lämna meddelande till betalningsmottagare?
Se lathunden "Meddelande till betalningsmottagare".
Det visas tre uppgifter för mig att göra under rubriken "Ankomstregistrering" på webben. Men när jag klickar på rubriken så finns det inget att göra. Är det något jag behöver åtgärda eller ska jag bara strunta i det?
Man måste hantera det, det är avvisade fakturor eller annat som har blivit fel och måste korrigeras.
Den avvisade fakturan hanteras genom att gå till menyvalet Redovisning *Inkommande faktura *Registrering inkommande faktura.
Klicka sedan på verktyget *Transaktioner arbetsflöde längst ner. I popup rutan som visas, ange Avvisad i kolumnen Status arbetsflöde, tabba vidare till kolumnen ansvar och fyll i aktuellt ansvar. Tryck sedan på knappen Filter. Följ lathunden för att rätta till verifikationen: Avvisad faktura web.
Jag ska omfördela en verifikation så kommer det upp en ruta där det står "Fel OCR" och jag kan inte komma förbi den. Vad beror det på?
Det beror på att fakturanummer är samma som OCR-nummer. Då ska man inte ange OCR vid verifiering. Man tar bort OCR-nummer.
Varför går fakturan till fel belastningsattestant?
Den konterade verksamheten har en belastningsattestant kopplad till sig, alternativt så är behörigheterna för era belastningsattestanter uppdaterade. Ta bort eventuell koppling till verksamheten och meddela den som ska ha fakturorna för belastning i stället.
Skicka sedan ett ärende till ekonomiadministrativa system via Ekonomisupporten för att be om att flytta fakturan till rätt belastningsattestant. Kom ihåg att bifoga i ärendet ifylld blankett.
Jag vill se om en faktura finns med på betalningsförslag/i betalfil. Var hittar jag den informationen?
Det gör du via fakturans status, se lathunden "Flödesschema leverantörsreskontra" under Lathundar och manualer.
Hur hanteras avvisade fakturor?
Detta görs på institution se lathunden "Avvisad faktura" under Lathundar och manualer.
Jag har fått en faktura som innehåller bl.a. frakta- och faktureringsavgifter. Ska avgifter betalas, vad gör jag?
Du ska stämma av med avtalsansvarig som du hittar i Proceedo om det är en ramavtals leverantör.
Vid ej upphandlad får du själv kontakta leverantören. Faktureringsavgifter ska inte betalas.
Institutionen har fått ett inkassokrav. Vad ska vi göra?
För att ta hand om inkassokrav följ processkarta.
Jag behöver hantera inköpsorder. Hur gör jag?
Följande lathundar beskriver hanteringen av inköpsfakturor: Inköpsfakturor avvikelsehantering
Jag behöver hantera FORDEL. Hur går jag till väga?
Se beskrivning här.
Jag behöver ha kvittot på betalningen. Hur gör jag?
Kvitton från bank ska endast begäras via Ekonomisupport om betalningen inte har kommit fram till leverantören. Avvakta en vecka innan kvitto begärs.
Information som ska finnas med i ärendet när kvitto begärs:
Verifikationsnummer, betaldatum, belopp samt leverantör.
Kvitton som behövs till redovisning av projekt måste begäras kontinuerligt så det inte blir för stora mängder av förfrågningar med ont om tid i slutredovisning.
Du kan själv kontrollera betalningen, se lathund.
Institutionen har fått ett påminnelse. Vad ska vi göra?
För att ta hand om påminnelse följ processkarta.
Jag vill lägga till/ändra moms på en faktura i flödet? Hur gör jag?
I Agresso klienten: Gå till Agresso Ekonomi – Inkommande fakturor – Registrering inkommande fakturor. Ange aktuell verifikationsnummer och följ lathunden.
Obs! Man ska aldrig lägga moms på en egen rad för då stannar fakturan i "poster för uppföljning".
Agresso web: Gå till Redovisning – Inkommande fakturor – Registrering inkommande fakturor. Tryck på verktyget Transaktioner arbetsflöde. Följ lathunden.
Jag ska registrera resekostnader för student som är relaterade till verksamhetsförlagd utbildning, VFU. Hur går jag till väga?
Dessa kostnader registreras som tjänsteresa via personalsystemet Primula via "Enbart utlägg GU".
Detta är enda typen av ärende där vi använder Enbart utlägg GU.
Går det att betala ut reseräkning genom ekonomisystemet?
Genom ekonomisystemet betalas fakturor som skickats från en leverantör då leverantören tar betalt för vara eller tjänst som universitetet har köpt. Av fakturan framgår t ex organisationsnummer, F-skatt mm.
Går det att betala ut personliga utlägg genom ekonomisystemet?
Genom ekonomisystemet kan även Personliga utlägg utbetalas, dvs utlägg som en anställd har haft. Undantag är reseräkning som ska utbetalas via personalsystemet Primula.
För eventuellt övriga utbetalningar kontakta ekonomisupporten.
Hur registreras utbetalning av vinstsumma för bästa kandidat, tävlingar, magisteruppsats vid Göteborgs universitet, exempelvis Gusta -priset?
Vinstsumman måste beskattas eftersom den är föranledd av en prestation. I detta fall behöver Skatteverket kontaktas för att få rätt skattesats för vinst från prestation. Registrera sedan förmån för beskattning enligt formulär i Primula.
Jag ska hantera utlandsbetalning för konferens eller workshop. Vad behöver jag tänka på?
Om leverantören är inte upplagd i vårt system skickar institutionen in underlag till upplägg av ny utländsk leverantör genom ekonomisupporten. Blankett Registrering av ny/ändring av utländsk leverantör.
I samband med ifyllning av registreringsblanketten gör institutionen kontroll av leverantörens bankuppgifter, t.ex. genom information på organisationens websida. Om bankuppgifter är korrekta sätter institutionen kryss i motsvarade ruta Enbart för konferens/workshops i registreringsblanketten.
Jag ska hantera utlandsbetalning för utländsk leverantör som inte är upplagd i Agresso. Vad behöver jag tänka på?
Vid upplägg av ny/ändring av utländsk leverantör som inte är relaterad till konferens eller workshop har vi krav på:
• Blankett Registrering av ny/ändring av utländsk leverantör.
• stämplat och signerat bankintyg/Financial identification
Använd den senaste versionen både av Financial identification och Upplägg/ändring av leverantör.
Ekonomi- och inköpsfrågor besvaras av ekonomienheten.
Kontakta ekonomisupporten via följande webbformulär.
Denna text är utskriven från följande webbsida:
https://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/hanteraresurser/varor-och-tjanster/betalningar/faq-leverantorsfakturor/?skipSSOCheck=true
Utskriftsdatum:
2024-03-29