Här hittar du information om administrativa rutiner och vem du kan kontakta i olika ärenden.
Administrativ personal
Diarieföring och arkivering
Ekonomi
Inköp
Resor, konferenser, hotell
Personaladministration
Administrativ chef Martin Jacobsson
martin.jacobsson@gu.se)
Ekonom Marie Louise Hagelberg
marie-louise.hagelberg@gu.se 031-786 4136, 0766-18 41 36
Arbetar på distans måndagar och fredagar.
Personalhandläggare Gunilla Zachau
gunilla.zachau@gu.se 031-786 6160, 0766-18 61 60
Arbetar på distans måndagar och fredagar.
Studievägledare Lise-Lotte Gustafsson
lise-lotte.gustafsson@gu.se 031-786 5321, 0766-18 53 21
Arbetar på distans måndagar och onsdagar.
Studievägledare Camilla Alvhage
camilla.alvhage@gu.se 031-786 4580
Arbetar på distans fredagar.
Utbildningsadministratör Gila Javanbakht
gila.javanbakht@gu.se 031-786 2788, 0766-18 27 88
Arbetar på distans måndagar och fredagar.
Utbildningsadministratör Lena Falk
lena.falk@gu.se 031-786 4859
Arbetar på distans onsdagar och fredagar.
Kommunikatör Erik Pedersen
erik.pedersen@gu.se 031-786 61 34, 0766-18 61 34
Kontaktperson: Gunilla Zachau, gunilla.zachau@gu.se, ankn 6160.
Många av institutionens handlingar ska diarieföras i universitetets diarieföringssystem Gudok och vissa andra handlingar ska arkiveras.
Mer information om diarieföring och arkivering vid universitetet och vilka handlingar som ska diarieföras eller arkiveras finns i medarbetarportalen.
Kontaktperson: Marie Louise Hagelberg, marie-louise.hagelberg@gu.se, ankn 4136.
Om du ska formulera en projektansökan behöver du kontakta Marie Louise Hagelberg för att tillsammans med henne ta fram en projektkalkyl. Mer information om projektansökningar finns under För forskande personal.
För vissa forskningsprojekt blir det aktuellt med samfinansiering.
Mer information om samfinansiering vid Göteborgs universitet finns i medarbetarportalen.
Institutionens riktlinjer för representation och måltider hittar du under Styrdokument.
Mer information om regler för representation vid Göteborgs universitet finns i medarbetarportalen.
Kontaktperson: Gunilla Zachau (inköpsansvarig), gunilla.zachau@gu.se, ankn 6160.
Ansvarsställe: 1120
Organisationsnummer: 202100-3153
Inbetalningar inom Sverige: bankgiro 5051-8646
Momsreg nr/VAT No: SE20210031531
Inköp ska göras enligt universitetets upphandlingsregler och endast inkpsansvarig med beställar-id har rätt att göra beställningar. Vid institutionen är det Gunilla Zachau som är inköpsansvarig och den du ska kontakta inför inköp.
Från den 1 april 2019 ska fakturor till universitetet skickas som e-faktura, se information om e-faktura för universitetets leverantörer i medarbetarportalen. Hänvisa gärna leverantörer till denna information.
Leveransadress: Lundgrensgatan 5, 412 56 Göteborg
Undvik i möjligaste mån personliga utlägg. Det får till exempel inte användas i samband med resor.
Om personligt utlägg ändå kan bli aktuellt ska det diskuteras med inköpsansvarig innan inköpet görs. Fyll sedan i blanketten nedan och lämna till inköpsansvarig.
Blankett för personligt utlägg
Kontaktperson: Gunilla Zachau (resebeställare), gunilla.zachau@gu.se, ankn 6160.
Inför bokning av alla resor, konferenser och hotell ska en reseplanering godkännas av prefekt. Fyll i blanketten nedan och lämna till Gunilla Zachau. Underlag som konferensprogram, mötesagendor och liknande ska bifogas reseplaneringen.
Reseplanering/reseorder och resebeställning
Mer information om resor i tjänsten finns i medarbetarportalen.
När resan är godkänd av prefekt bokar resebeställaren resan för dig. Kontrollera att din reseprofil är uppdaterad i Egencias resebokningssystem.
Mer information om reseprofil i medarbetarportalen.
OBS! Efter hemkomst ska reseräkning göras i Primula senast en månad efter att resan är gjord.
Reser du mycket i tjänsten kan det vara bra att ha ett betalkort.
Mer information om hur du ansöker om betalkort finns i medarbetarportalen.
Kontaktperson: Gunilla Zachau, gunilla.zachau@gu.se, ankn 6160.
Primula är det system där du registrerar händelser som bland annat påverkar din lön och andra ersättningar.
Du når Primula via medarbetarportalen och där hittar du också mer information.
Statens Servicecenter (SSC) ger support i lönefrågor, t ex vid föräldraledighet, och hur rapporteringen går till i Primula. Du kan kontakta SSC via tel 0771–456 000 eller genom att skapa ett ärende i SSC Portalen.
Vid sjukdom ska du rapportera i Primula första sjukdagen (gäller även om du är sjuk del av dag). Meddela även din närmaste chef. Om du inte kan rapportera i Primula första dagen, kontakta Gunilla Zachau.
Om du är sjuk mer än en vecka behöver du ett läkarintyg. Kopia av läkarintyget lämnar du till Gunilla Zachau. Originalet av läkarintyget skickar du själv till Försäkringskassan om du är sjukskriven mer än 14 dagar.
Mer information om sjukfrånvaro i medarbetarportalen.
Information om ersättning för sjukvårdskostnader finns i medarbetarportalen.
Information om friskvård vid Göteborgs universitet finns i medarbetarportalen.
Ansökan om friskvårdsersättning görs i Primula under Resor/utlägg.
Om du har behov av särskilda glasögon för bildskärmsarbete fyller du i blanketten nedan och lämnar till Gunilla Zachau.
Rekvisition för arbetsglasögon
Mer information om glasögon för bildskärmsarbete finns i medarbetarportalen.
Ansvarsställe: 1120
Organisationsnummer: 202100-3153
Inbetalningar inom Sverige: bankgiro 5051-8646
Momsreg nr/VAT No: SE20210031531
Denna text är utskriven från följande webbsida:
https://medarbetarportalen.gu.se/internt-kultur/administrativa-rutiner/?skipSSOCheck=true
Utskriftsdatum:
2024-03-28