Nyhet: 2021-06-17
Avtalet för GUbox går ut i slutet av 2021 och tjänsten kommer att avvecklas någon gång under första halvan av 2022. Allt material som idag lagras i GUbox måste flyttas.
Den tidsplan som tidigare publicerats på verktygssidan för GUbox här i Medarbetarportalen, där 31 augusti var sista datum för att flytta material själv, gäller inte längre. Tidsplanen har justerats i dialog med representanter från fakulteterna kring behov och önskemål i verksamheten.
I nuläget kan vi inte säga exakt vilket datum GUbox stängs ner. Under hösten 2021 behöver dock medarbetare och arbetsgrupper arbeta med att inventera, rensa och flytta material från GUbox.
För lagring och samarbete rekommenderas i första hand de tjänster som finns att tillgå inom universitetets samarbetsverktyg i Microsoft 365:
Så kallad klass 3-information, till exempel känsliga personuppgifter eller information som omfattas av sekretess, har inte fått lagras i GUbox och får det inte heller i SharePoint eller OneDrive. Om du arbetar med denna typ av information, till exempel inom forskning, bör IT-enheten kontaktas för rådgivning kring lagringsalternativ.
Rekommendationen är att medarbetare i första hand själva flyttar över sitt material till annan lämplig tjänst. Genom att själv rensa och flytta materialet får du full kontroll över att bara det du fortfarande har användning av flyttar med. Det ger också en möjlighet att se över vilka som ska ha tillgång till materialet. Om du har en större mängd dokument som behöver flyttas är det bra att använda ett flyttverktyg.
Till hjälp i arbetet finns en guide på verktygssidan för GUbox samt manualer i handboken för samarbetsverktyget (se mer information och länkar nedan).
Inom institutionen/enheten/funktionen behöver ni också se över de dokument och mappar som ni arbetar gemensamt med. Om det finns mappar eller filer vars ägare inte längre arbetar på universitetet kommer dessa att inaktiveras i samband med att tjänsten avvecklas. Någon annan behöver därför ta över som ägare. Kontakta Servicedesk för hjälp med att byta ägare på mappar och filer (support@gu.se eller anknytning 2020).
De dokument som inte flyttas manuellt av användaren själv kommer att migreras till OneDrive med hjälp av Microsofts specialister.
Efter sommaren kommer mer information om flyttprocessen och tidsplanen. Under hösten kommer det också att erbjudas utbildningstillfällen kring flytten från GUbox. Mer information kommer att läggas på verktygssidan för GUbox samt i bokningsportalen för ledar- och kompetensutveckling.
På verktygssidan för GUbox har vi samlat mer information om flytten och en guide för inventering, rensning och flytt av material. På verktygssidan hittar du också kontaktvägar för olika typer av frågor kring flytten.
På verktygssidan för samarbetsverktyget hittar du mer information om SharePoint och OneDrive och hur du kan arbeta i samarbetsverktyget. I handboken finns bland annat manualer för hur du flyttar filer med hjälp av ett flyttverktyg.
Till samarbetsverktyget under verktyg
Till handboken för samarbetsverktyget (i SharePoint)
Denna text är utskriven från följande webbsida:
https://medarbetarportalen.gu.se/aktuellt/nyheter-detalj//gubox-kommer-att-avvecklas-.cid1721662?skipSSOCheck=true
Utskriftsdatum:
2024-03-28