Till startsida

Programvaror, licenser och VPN

Datorer som är centralt managerade (anslutna till GDA) levereras med en basnivå av programvaror. Det går även att hämta ytterligare applikationer du behöver på egen hand via Bravo självbetjäningsportal. Universitet har även avtal med vissa programvaruleverantör som medger installation på privat dator för arbetet.

Programvaror och licenser

Uppkoppling mot vissa tjänster vid universitetet kräver säkrare uppkoppling, VPN:

Arbeta på distans - VPN

  • Känsliga uppgifter vid distansarbete

    Vi är just nu i en unik situation som inte kunde förutses, och vi måste göra det bästa av situationen. Som organisation får vi använda de verktyg vi har tillgängliga för distansarbete för att hålla verksamheten igång.

    Man ska vara medveten om att vår vanliga kontors-IT, som dock är säkra applikationer, inte lever upp till de extra hårda kraven som exempelvis Datainspektionen ställer för hantering av känsliga personuppgifter. Ett exempel är att vi inte ännu har stark autentisering för dessa system. I nu rådande situation måste vi dock göra allt vi kan för att hålla vår verksamhet igång, så alla verktyg GU tillhandahåller får användas, dock ska detta göras med yttersta försiktighet.

    Tänk på att:

    • Använda de verktyg som GU tillhandahåller
    • Använd endast av GU tillhandahållen dator för arbete i tjänsten
    • All lagring av känslig information ska ske på GU:s servrar
    • Spela aldrig in videsamtal eller telefonsamtal där känsliga uppgifter kan förekomma
    • Att föra en logg över de tillfällen då normala rutiner har frångåtts på grund av den rådande situationen
    • Se till att datorns brandvägg och antivirusprogram är uppdaterade
    • Se till att din arbetsplats är säker så att eventuell överhörning av samtal och möjlighet för obehörig att läsa över axeln minimeras
    • Om känslig information måste skickas via exempelvis e-post använd filkrypteringsverktyget 7-zip och meddela lösenordet via en annan kanal, exempelvis som sms
    • Var uppmärksam på spridning av falsk information via mail och sociala medier
    • Se upp för bedrägeri-mail; just nu ser vi en global ökning av så kallade phishing-mail med corona/covid-19 tema
  • Känsliga uppgifter vid distansundervisning

    I de flesta fallen hanteras inte känsliga uppgifter i undervisningen. Om hantering av känsliga uppgifter förekommer i undervisningen gäller följande rekommendationer:

    För undervisande personal gäller reglerna ovan som rör distansarbete i allmänhet, med tillägget att undervisande personal ansvarar för att hjälpa studenter med behov att hantera känslig information göra det på ett så säkert sätt som möjligt.

    För studenter som hanterar känsliga uppgifter, exempelvis läkar- och sjuksköterskestudenter, gäller att de i första hand ska använda sig av exempelvis ansvarig regions verktyg, om det är en möjlighet.

    I första hand ska Zoom användas för videosamtal. Var uppmärksam på att känslig information även kan förekomma i detta sammanhang och ska hanteras med försiktighet.

    Lagring av studentarbete där känsliga uppgifter kan förekomma ska ske på GU:s servrar. Som undervisande personal är det er uppgift att guida studenterna rätt: Lagring och dokumenthantering

    Uppmana studenterna att föra en logg över alla tillfällen då känslig information hanterats, med datum, tid, typ av information, namn på individer (om tillämpligt), vilket IT-stöd som använts, var data lagrats. Denna logg ska, när vi återgår till det normala skickas till ansvarig lärare eller handledare.

    Dessa rekommendationer kan komma att ändras då vi får in mer information, så se till att läsa aktuell information på Medarbetarportalen regelbundet.

  • GDPR och dataskydd

    Tänk på att video- och röstinspelningar utgör personuppgifter och därför måste hanteras i enlighet med GDPR.

    Om du väljer att spela in en videoföreläsning behöver du informera deltagarna om att du spelar in.

    Du ska bara spela in möten om det verkligen är nödvändigt för att utföra en arbetsuppgift och inte bara för att det kan ”vara bra att ha”.

    Om du väljer att spela in en videoföreläsning eller om det av något skäl är nödvändigt att spela in ett möte behöver du informera deltagarna om att du spelar in. Berätta:

    • varför du ska spela in
    • vad du ska göra med inspelningen
    • hur länge den ska sparas
    • om du ska dela inspelningen med någon annan

    Vänligen notera att vårt IT-stöd endast får användas för information upp till klass två, det får med andra ord inte användas för känsliga personuppgifter. Om ingen annan lösning finns än att använda vårt IT-stöd för hantering av känsliga personuppgifter måste detta rapporteras till, och godkännas av, närmsta chef.

    Mer om GDPR, distansundervisning och examination på distans i den studieadministrativa handboken

    Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) vägledning för digital undervisning

Minska belastningen på systemen om möjligt

Förebygg eventuella belastningsproblem genom lämpliga val av formerna för distansarbetet. Schemalägg möten vid olika tidpunkter eller omvärdera vilka möten som måste ske med video och vad som går att ersätta genom att hålla kontakt i andra kanaler som till exempel e-post eller chatt. Försök att ladda upp material till GU Play innan klockan 9 och efter klockan 15.

Sidansvarig: Arbetsgruppen för operativa frågor kopplade till covid-19|Sidan uppdaterades: 2021-06-22
Dela:

Denna text är utskriven från följande webbsida:
https://medarbetarportalen.gu.se/aktuellt/coronaviruset/praktiskt-om-distansarbete/undervisande-personal/?selectedSegment=gdpr-och-dataskydd&tipFriend=true&tipUrl=https%3A%2F%2Fmedarbetarportalen.gu.se%2Faktuellt%2Fcoronaviruset%2Fpraktiskt-om-distansarbete%2Fundervisande-personal%2F%3FskipSSOCheck%3Dtrue&skipSSOCheck=true
Utskriftsdatum: 2021-10-27

På Göteborgs universitet använder vi kakor (cookies) för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder kakor.  Vad är kakor?