Till startsida

E-arkiv

Projektet är för närvarande vilande men startar upp igen hösten 2018.

Information i olika former är en av universitetets största resurser och den hanteras allt mer digitalt - i olika verksamhetssystem, i e-post, på gemensamma serverytor och så vidare.

Som myndighet har Göteborgs universitet skyldighet att följa de lagar som gäller för hanteringen av information, till exempel tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen. Dessa lagar säger bland annat att information ska tas om hand på ett säkert sätt och i det format som de upprättats, det vill säga digital information ska bevaras digitalt. Dessutom måste ordningen vara så god att utlämning av information kan ske när allmänheten frågar efter dem.

Förutsättningarna för e-arkiv har utretts

Göteborgs unversitet saknar idag tekniska lösningar för att lagra digital information enligt lagarnas krav men arbetet för att hitta ett system pågår. En förstudie för e-arkiv har, som ett första steg, utrett förutsättningarna för detta.

Syfte och mål med förstudien har varit att utreda förutsättningarna för, och ge förslag på, en infrastruktur för digitalt bevarande av handlingar bestående av organisation, kompetens och system (e-arkiv) för att säkerställa att digitala handlingar bevaras, vårdas och görs åtkomliga på ett säkert sätt över tid.

Förslaget ska förena universitetets behov av en effektiv informationsförvaltning med allmänhetens och lagstiftarens krav på kontroll, insyn och ansvar.

Implementeringsarbetet startar hösten 2018

Förstudien visar att det finns två nödvändiga delar som behöver implementeras för att ett e-arkiv ska fungera på ett tillfredsställande sätt, i enlighet med de behov och krav som Göteborgs universitet har. En teknisk lösning för ett bevarandesystem behöver införas och informationsförvaltningen inom GUSPP styrmodell behöver etableras.
 
Det finns ett antal större frågor och projekt som arbetar med frågor som ligger nära e-arkiv, och som påverkar den framtida projektplaneringen.

  • Införandet av GUSPP styrmodell
    Stora delar av infrastrukturen för bevarande bygger på att GUSPP styrmodell och portföljstöd är på plats innan frågor om informationsvärdering och bevarandeplanering kan initieras. För att kunna göra en noga övervägd prioritering kring vilken information och vilka system som ska föras över till e-arkivet krävs den övergripande informationsvärderingen.
     
  • Dataskyddsförordningen (GDPR)
    Förstudie och projekt avseende den nya dataskyddsförordningen kan också komma fram till viktiga slutsatser som påverkar dokumenthanteringen och e-arkiveringen. Förordningen träder i kraft den 25 maj 2018.
     
  • Statens servicecenter (SSC)
    SSC:s tidplan för att införa en e-arkivtjänst har förskjutits ytterligare och upphandling och anslutning av pilotmyndigheter till e-arkivtjänsten kommer att vara färdig tidigast november 2018. Det innebär att GU tidigast efter sommaren 2018 (när upphandlingen ska vara genomförd) kan ta ställning till tjänsten.


Med hänsyn till ovanstående punkter beslutade portföljledningen i mars 2017 att pausa projektet efter förstudien, enligt projektledarens rekommendation. Planerad start för implementeringsprojektet är hösten 2018.

Förstudierapport

Läs förstudierapporten. Den finns att ladda ner via länken här:Förstudierapport
förstudie E-arkiv

Har du frågor om förstudien?

Välkommen att kontakta projektledare Anna Danielsson,
vid Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd. 

Sidansvarig: Anna Danielsson|Sidan uppdaterades: 2018-03-02
Dela:

Denna text är utskriven från följande webbsida:
https://medarbetarportalen.gu.se/projekt-process/aktuella-projekt/e-arkiv/?languageId=100000&skipSSOCheck=true
Utskriftsdatum: 2019-10-18

På Göteborgs universitet använder vi kakor (cookies) för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder kakor.  Vad är kakor?