Till startsida

Klarspråk - skriv enkelt och begripligt

På den här sidan hittar du skrivråd som är bra att tänka på när du skriver i arbetet. Om du vill ha mer utförliga skrivregler eller inte hittar det du letar efter kan du använda Myndigheternas skrivregler. Fler länkar och lästips finns längst ner på denna sida.

Som medarbetare i en myndighet har vi alla ansvar för språket som vi använder i verksamheten. Vår kommunikation styrs av språklagen som säger att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Det innebär att språket ska

  • följa språkvårdens rekommendationer
  • undvika krånglig meningsstruktur och svåra eller ålderdomliga ord
  • vara anpassat så att mottagaren förstår.

Här är några av de viktigaste sakerna att tänka på när du skriver i arbetet.

Innehåll på sidan

 

Presentation med tips om att skriva klarspråk

Ord och ordval

Undvik långa sammansättningar

Bygg inte långa, sammansatta ord i onödan. Exempel från årsredovisningen 2014:

  • kvalitetssäkringssystem = system för kvalitetssäkring
  • samverkansplattform = plattform för samverkan

Många gånger förlängs ord i onödan med efterleder av typen -insatser, -åtgärder, -verksamhet. Använd det kortare uttrycket:

  • marknadsföringsinsatser = marknadsföring
  • informationsåtgärder = information
  • forskningsverksamhet = forskning

Skriv enkelt och begripligt

Använd enkla och begripliga ord och undvik för stolpigt ”myndighetsspråk”. Använd inte heller ålderdomliga ord och ordformer som till exempel: sålunda, torde, såsom.

Exempel på ord vi bör undvika från regeringskansliets svarta lista:

  • Föreligga: om särskilda skäl föreligger

Skriv hellre: om det finns särskilda skäl

  • Företa: företa en undersökning

Skriv hellre: undersöka

  • Inhämta: inhämta upplysningar

Skriv hellre: skaffa upplysningar

För konsekvensens skull – alla gör lika

  • Skriv ska, inte skall
  • Skriv ner, inte ned
  • Skriv idag och istället, inte i dag och i stället
  • Skriv webbplats, inte hemsida
  • Skriv workshoppar i plural, inte workshopar
  • Skriv ett centrum, flera centrum

Undvik engelska uttryck och floskler

Använd inte engelska uttryck och floskler, klyschor eller modeord. Exempel på floskelord:

  • Transparent = öppen
  • Adressera = vända oss till, peka på (kan ha flera betydelser)
  • Signalera = vara tydliga med/visa tydligt

Förstärk inte ord i onödan

  • borteliminera = eliminera
  • minska ned = minska
  • starta upp = starta
  • summera upp = summera
  • öppna upp = öppna

Snygga till och korta ner språket

"Kommer att” behövs sällan. Ofta räcker det med ska.
”Ett antal” säger ingenting och är lite stötigt med alla sina ”t”. Det kan vara snyggare att skriva många, några eller flera.

Använd ska och för att, skriv inte

  • i syfte att, syftar till att, syftet med detta är, har till syfte att
  • har som mål att, målsättningen är att, målet är att

I universitetets texter skrivs det väldigt ofta: ”i syfte att”, ”syftar till att”, ”syftet med”, ”har till syfte att” och motsvarande med orden mål och målsättning. Det fungerar någon enstaka gång men när det skrivs för ofta blir det svårläst. Texterna blir tydligare och ger ett mer bestämt intryck om dessa begrepp byts till ska och för att. Uttrycket ”har som mål att” kan till exempel bytas till ska.

Han, hon, den, hen

Tveka inte att använda hen där det kan behövas.

Information från Språkrådet:
Hen är ett könsneutralt pronomen som används på primärt två sätt. Dels används hen när könstillhörigheten är okänd, oväsentlig eller ska osynliggöras. Det fungerar då som ett alternativ till uttryck som han eller hon, den eller den stilmässigt mer byråkratiska synonymen vederbörande, som i exemplet Läraren måste se eleven för den hen är.

Dels används hen för att omtala personer som inte identifierar sig som han eller hon.

Om man vill uttrycka sig könsneutralt finns det även andra strategier att välja på.

Krångla inte till det!

Om du menar spade, skriv då spade och inte arbetsredskap.

Tilltal och omtal

  • Skriv genomgående ut för- och efternamn på personer som är med i texten.
  • I officiella texter från universitetet används inte omtalet vi och vår. Skriv Göteborgs universitet strävar efter inte Vi strävar efter. I vissa texter fungerar det dock bra att skriva vi, till exempel i texter som den här på Medarbetarportalen.
  • När du skriver till enskilda personer eller till personer i en grupp kan du använda tilltalet du. Till exempel: du som chef ska ...
  • Omtalet man går att använda i offentliga texter men det ska vara tydligt vem som menas. Om du använder man får omtalet inte syfta på olika personer eller grupper i samma textavsnitt. Det är ofta bättre att skriva man än att skriva passiva meningar.

Meningar och meningsbyggnad

Låt verbet stå tidigt i meningen

Det blir ofta lättare att läsa om verbet står tidigt i meningen. Exempel från årsredovisningen 2017:

  • Rekryteringar av internationellt lovande forskare inom molekylär medicin är en huvuduppgift.
    Skriv hellre: En huvuduppgift är att rekrytera internationellt lovande forskare inom molekylär medicin.
  • Ett antal associerade forskare som stärker miljöer inom universitetet, Sahlgrenska Universitetssjukhuset och AstraZeneca har också anställts.
    Skriv hellre: Det har också anställts ett antal associerade forskare som stärker miljöer inom universitetet, Sahlgrenska Universitetssjukhuset och AstraZeneca.

Skriv aktiva meningar

Skriv helst aktiva verb (inspektera) istället för passiva (inspekteras). Meningar med aktiva verb är tydligare och skapar mer liv i texten:

  • Ombuden inspekterar arbetsmiljön på universitetet.
  • Arbetsmiljön på universitetet inspekteras.


Det kan vara bättre att skriva man än att använda passiva uttryckssätt:

  • Det har också anställts ett antal associerade forskare.
  • Man har också anställt ett antal associerade forskare.

Men var tydlig med att läsaren ska förstå vem som avses med man.

Skriv gärna meningar med rak ordföljd

Rak ordföljd innebär: subjekt – predikat – objekt. Vid omvänd ordföljd börjar meningen med något annat än subjektet. Ibland blir det tydligare om meningen har en rak ordföljd.

  • Exempel på omvänd ordföljd: I flera av projekten har universitetet deltagit.
  • Exempel på rak ordföljd: Universitetet har deltagit i flera av projekten.

Skiljetecken och siffror

Kolon och semikolon

  • Kolon (:) används vid till exempel uppräkningar, exempel och förklaringar. Det kan inte bytas ut mot ett semikolon om inte följande mening är fullständig.
  • Semikolon (;) kan användas mellan två fullständiga meningar istället för punkt eller kommatecken. Det används inte i en uppräkning.

Kort, respektive långt streck

  • Kort streck används som bindestreck: Unesco-professur
  • Långt streck används för tidsrymder: 2013–2020 eller klockan 10–12.
  • Långt streck används också som tankstreck och pratminus.


För att göra ett långt streck på pc: håll ner ctrl och tryck + -

Siffor och skiljetecken

  • Skriv ut siffror upp till och med tolv med bokstäver.
  • Skriv ut ordet procent i texten. Använd inte procenttecknet (%).
  • Använd mellanslag och gruppera med tre siffor bakifrån:
    5 000 istället för 5000.
  • Skriv ut hela årtal. Skriv inte 80-talet, utan 1980-talet, alternativt ”på åttiotalet”.
  • Undvik tankstreck (–) i den löpande texten. Tankstreck kan oftast bytas ut mot kommatecken. Men någon gång ibland blir det bra att använda tankstreck.
  • Undvik snedstreck (/) i löpande text om det inte är helt nödvändigt som i exemplen: prefekt/motsvarande, institution/motsvarande.

Runda av

Ofta är cirka och bland annat inte nödvändigt att skriva. Står det 5 000 personer så förstår läsaren att det inte är exakt på siffran 5 000 personer.

Kursiveringar och citattecken

Använd kursiv stil vid titlar på böcker, projekt, etc. Använd bara citattecken när det handlar om något som kallas något som inte är ett riktigt namn.
I andra texter, som GU Journalen, är regeln att kursivera titlar och namn (inte personnamn). I årsredovisningen är det är svårt att vara konsekvent när det gäller kursivering av titlar och namn eftersom det där räknas upp så många titlar på kurser, utbildningar, konferenser etc. Ibland får läsförståelsen styra. När det bara är ett ord behövs inte alltid kursiveringen för förståelsen. Till exempel Kulturnatta.

Årtal och datum

Undvik att skriva siffror först i en mening. Skriv "År 2019 började ..." hellre än "2019 började ... " eller vänd på meningen så att årtalet inte står i början av meningen. Inne i meningen är det onödigt att skriva "år" framför årtalet. I löpande text skrivs datum enligt mönstret: den 15 april 2019.

Förkortningar och uppräkningar

Skriv ut förkortningar

  • Skriv ut förkortningar. Skriv eventuell inte ev. och från och med inte fr.o.m.
  • Skriv Göteborgs universitet, alternativt ”universitetet”. Undvik att skriva förkortningen GU. Använd bara GU i till exempel tabeller där det är ont om plats.
  • Använd inte förkortningar eller andra interna eller familjära namn om interna organisationsdelar.
  • Vid förkortningar av namn på till exempel rapporter eller lagar måste förkortningen förklaras första gången den används. Exempel: Det är Stiftelsen för internationalisering av högre utbildning och forskning (STINT) som finansierar projektet. STINT har finansierat …

Att konstruera uppräkningar

  • dels … (och) dels exempel: dels ska vi skapa en ny utbildning och anställa lärare, dels ska vi skaffa nya lokaler
  • både … och … (alltid bara två exempel) exempel: både universitetet och Chalmers ska
  • såväl … som exempel: såväl fattiga som rika är välkomna


Men tänk också ett varv till, behövs dessa konstruktioner verkligen i din text? Ofta fungerar det lika bra utan:

  • vi ska skapa en ny utbildning, anställa lärare och skaffa nya lokaler
  • universitetet och Chalmers ska

Stor eller liten bokstav

Grundregel är:

• Stor begynnelsebokstav på fakulteter.
• Stor begynnelsebokstav på organisatoriska undergrupper:
”Institutionen för …”, ”Avdelningen för …”, ”Enheten för …” respektive XXX institutionen, Xxxenheten.

Endast begynnelsebokstaven ska vara versal. Exempel: Högskolan för scen och musik, Högskolan för design och konst. Oavsett om vi gärna använder förkortningar som HSM respektive HDK använder vi inte versaler instoppade i namnen.

Observera: Göteborgs universitet skrivs med litet u i universitet och Sahlgrenska akademin med litet a i akademin.

Så här står det i Myndigheternas skrivregler, upplaga från 2014:

”Egennamn skrivs med stor begynnelsebokstav. Om flera ord ingår i namnet, bör i princip bara det första ordet och rena egennamn ha stor bokstav. Beteckningar för art, sort, slag, typ etc. skrivs med liten bokstav.

Detta är grundreglerna. Avvikelserna är dock många och det finns skäl att varna för ett överdrivet bruk av stor begynnelse bokstav. Är man tveksam, väljer man helst liten bokstav, såvida det inte kan leda till att en benämning missförstås.

Sammansättningar med namn vållar särskilt ofta tveksamhet. Om de är tillfälligt bildade och det är viktigt att framhäva namnkaraktären, skrivs de gärna med stor bokstav. Är de vanligt förekommande i en myndighets texter och mer beskriver en typ av något, passar liten bokstav bättre. Det är lämpligt att man på varje myndighet själv tar ställning till skrivregler om stor och liten bokstav när det gäller de egna texterna.”

Luriga bokstäver

Lätt att missa vid korr

Själva orden universitet och institution används ofta. Det är lätt att läsa fel och inte se ändelsen när universitet ska stå i bestämd form. Läs orden extra noga vid korrektur:

  • universitet eller universitetet
  • institution eller institutionen

Skrivregler och ordböcker

Myndigheternas skrivregler

Göteborgs universitet följer de skrivregler för myndigheter som är framtagna av regeringen: Myndigheternas skrivregler

Externa länkar

Ordböcker

Att skriva för webben

Det är vår uppgift att erbjuda tydlig och begriplig information på våra webbplatser. På sidan skriva för webben finns allmänna skrivråd och information om sökoptimering, tillgänglighet och mobilanpassning. Där hittar du även webbriktlinjer. 

Kontakt

Vill du tipsa om bra länkar eller lästips? Har du frågor? Kontakta kommunikationsenheten via e-post medarbetarportalen@gu.se

Sidansvarig: Kommunikationsenheten|Sidan uppdaterades: 2023-11-21
Dela:

Denna text är utskriven från följande webbsida:
https://medarbetarportalen.gu.se/Kommunikation/skrivregler-klarsprak-och-oversattningar/klarsprak-och-skrivregler/?skipSSOCheck=true&referer=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2F
Utskriftsdatum: 2023-12-09

På Göteborgs universitet använder vi kakor (cookies) för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder kakor.  Vad är kakor?